Departament Depozit & Logistică

Roluri acoperite: Operator Depozit · Gestionar Stoc · Responsabil Logistică · Manager Depozit
Module principale: Warehouse (Goods Receipt · Goods Issue · Delivery Notes · Packing Lists · Internal Transfers · Physical Inventory · Loss & Adjustments · Returns · Reports)

Cine sunt utilizatorii acestui ghid

Harta operațiunilor de depozit

INTRĂRI (Inbound)                    IEȘIRI (Outbound)
─────────────────                    ─────────────────
Aviz Recepție (GRN)                  Bon de Consum (Goods Issue)
  ← din Comandă Achiziție            Aviz Însoțire (Delivery Note)
  ← manual                             → Packing List → AWB Innoship
  ← retur client                    Retur Achiziție (la furnizor)

MIȘCĂRI INTERNE                      CORECȚII
────────────────                     ─────────
Transfer Intern                      Inventar Fizic (Stock Take)
  din Depozit A → Depozit B          Pierderi & Ajustări

MONITORING
──────────
Warehouse History (jurnal tranzacții)
Rapoarte stoc (valoare, mișcări, expirare)
Alertă stoc minim

Rutina zilnică recomandată

Operator Depozit — Dimineața

1. Comenzi de recepție așteptate azi
/admin/purchase/purchase_order?delivery_status=0 — PO-uri nelivrate cu termen azi
Pregătești zona de recepție, verifici dacă furnizorul a anunțat livrarea.

2. Avize de livrare de procesat
/admin/warehouse/manage_delivery — filtrează approval = 0 (draft/pending)
Livrările pregătite de echipa de vânzări care așteaptă picking și ambalare.

3. Packing list-uri de finalizat
/admin/warehouse/manage_packing_list — packing list-uri neaprobate
Colete cântărite și dimensionate, în așteptarea AWB-ului.

Operator Depozit — Cursul zilei

Marfă sosită → Scanezi codul de bare → Deschizi Aviz Recepție
  → Completezi cantitățile, lot, expirare → Trimiți la aprobare

Comandă vânzare pregătită → Deschizi Aviz Livrare
  → Picking din raft → Completezi cantitățile ridicate
  → Creezi Packing List → Cântărești + măsori coletul
  → Generezi AWB → Preddai curierului

Manager Depozit — Zilnic

• Aprobări în așteptare — avize recepție, livrare, ajustări, transferuri
• Stoc sub minim — produse care necesită reaprovizionare urgentă
• Livrări blocate — avize cu stoc insuficient (flag_export_warehouse = 0)
• Retururi noi — cereri de retur de la clienți sau pentru furnizori

Mărfurile (Commodities) — gestionare catalog

Unde: /admin/warehouse/commodity_list

Structura unui produs în depozit

Flags operaționale:

Organizarea produselor

Ierarhie: Grup → Sub-grup → Produs → Variantă (atribut)

Stoc minim și maxim per produs

Unde: Din fișa produsului → câmpurile inventory_number_min / inventory_number_max

Important: Stocul minim este informativ — nu declanșează automat comenzi. Agentul de achiziții trebuie să verifice raportul de stoc sub minim și să creeze RFQ-urile manual.

Aviz de Recepție (Goods Receipt Note)

Unde: /admin/warehouse/manage_purchase

Fluxul complet de recepție

1. Marfă sosită fizic în depozit
   ↓
2. Operator deschide Aviz Recepție (creat automat din PO sau manual)
   ↓
3. Completează linie cu linie:
   - Cantitate primită (poate fi < cantitate PO → recepție parțială)
   - Lot number (dacă produsul e trasat pe loturi)
   - Data fabricație + Data expirare (pentru perisabile)
   - Serial number (pentru produse serializate)
   - Prețul unitar de achiziție
   ↓
4. Trimite la aprobare (dacă fluxul de aprobare e configurat)
   ↓
5. Manager aprobă → stocul crește automat în `inventory_manage`
   Tranzacție înregistrată: goods_transaction_detail.status = 1 (Receipt)

Câmpuri cheie pe linie de recepție

Recepție parțială

Dacă furnizorul livrează mai puțin decât comanda:

• Completezi cantitățile reale primite (mai mici decât PO-ul)
• PO-ul rămâne deschis (delivery_status ≠ Completed)
• Creezi un al doilea aviz de recepție la livrarea restului
• Sistemul sumează cantitățile din ambele avize

Cod numeric aviz recepție

Format implicit: NK-XXXX (prefix NK configurabil în /admin/warehouse/setting)

Bon de Consum (Goods Issue Note)

Unde: /admin/warehouse/goods_issue_note

Când se folosește

Bon de consum = ieșire internă de stoc fără a ajunge la un client extern:

• Producție: materiile prime consumate pe un Ordin de Producție
• Uz intern: consumabile de birou, uz propriu departament
• CAPEX/OPEX: achiziții de active sau cheltuieli operaționale

Câmpuri cheie

Document generat

La aprobare → se poate tipări Bon de Consum (PDF) cu:

• Articolele consumate, cantitățile, prețurile
• Semnătura gestionarului și a beneficiarului
• Data și numărul documentului

Aviz de Livrare (Delivery Note)

Unde: /admin/warehouse/manage_delivery

Creare

Verificare stoc la creare

La adăugarea liniilor în aviz, sistemul verifică automat inventory_manage.inventory_number:

• Stoc suficient → linia se adaugă normal
• Stoc insuficient → flag_export_warehouse = 0 → avizul nu poate fi aprobat

Avizul rămâne în approval = 0 până când stocul e aprovizionat. Achiziții creează RFQ → PO → Recepție → stocul crește → revii la aviz și îl aprobi.

Tipuri de livrare

Status tranzacție la aprobare

La approval = 1:

• goods_transaction_detail.status = 2 (Delivery)
• inventory_manage.inventory_number -= cantitate
• FIFO: loturile se selectează în ordinea ORDER BY id ASC (cel mai vechi lot, primul livrat)

Packing List — Ambalare și pregătire expediție

Unde: /admin/warehouse/manage_packing_list

Fluxul de ambalare

Aviz Livrare aprobat
  ↓
Picker ridică articolele din raft
  ↓
Creare Packing List din Aviz Livrare:
  - Selectezi cantitățile de ambalat per articol
  - Completezi: lungime (cm), lățime (cm), înălțime (cm), greutate (kg)
  - Adresa de livrare (preluată din comandă, editabilă)
  - Note client (ex: „fragil", „nu răsturna")
  ↓
Trimitere la aprobare (dacă e configurat)
Manager aprobă → status → wh_ready_to_deliver
  ↓
Generare AWB Innoship
  ↓
Printare AWB și etichetă → lipire pe colet
  ↓
Predare curier → status → wh_in_transit
  ↓
Confirmare livrare → status → wh_delivered

Câmpuri obligatorii pentru generarea AWB

Fără toate dimensiunile completate, butonul de generare AWB Innoship nu devine activ.

Packing parțial

Dacă nu ai toate articolele disponibile:

• type_of_packing_list = 'partial' — ambalezi ce ai
• Restul rămâne în avizul de livrare pentru un al doilea packing list
• Generezi câte AWB-uri sunt necesare

Statusuri packing list

Transfer Intern

Unde: /admin/warehouse/manage_internal_delivery

Când se folosește

• Mutare stoc din depozit central → punct de lucru
• Relocare din zona WIP (Work In Progress) → zona produse finite
• Rebalansare stoc între două locații fizice

Câmpuri cheie

La aprobare:

• Depozit sursă: inventory_number -= cantitate (tranzacție cod 4)
• Depozit destinație: inventory_number += cantitate (tranzacție cod 4)

Inventar Fizic (Physical Inventory / Stock Take)

Unde: /admin/warehouse/physical_inventory

Procesul complet

1. PLANIFICARE
   Manager stabilește data inventarului
   Alocă gestionari per zonă/categorie
   Oprește temporar mișcările de stoc (recomandat)

2. NUMĂRARE
   Fiecare gestionar deschide sesiunea de inventar
   Per articol: scanezi codul de bare → introduci cantitatea numărată fizic
   Sistemul afișează automat: stoc scriptic vs. stoc fizic → diferența

3. REVIZUIRE DIFERENȚE
   Manager vizualizează raportul de diferențe:
   - Surplus (+ pozitiv): ai mai mult fizic decât în sistem
   - Deficit (- negativ): ai mai puțin fizic decât în sistem
   Per linie: câmpul `reason` — explici cauza (furt, deteriorare, eroare intrare, etc.)

4. APROBARE
   Manager aprobă sesiunea de inventar
   Sistemul creează automat ajustări pentru fiecare diferență
   Stocul se corectează la cantitățile numărate fizic

5. RAPORT FINAL
   Export Excel cu: articol, stoc scriptic, stoc fizic, diferență, motiv

Câmpuri sesiune inventar

Mai mulți gestionari simultan

Sistemul permite alocarea mai multor staff pe aceeași sesiune de inventar — fiecare poate fi responsabil de o zonă sau categorie de produse. Contorizările sunt agregate în aceeași sesiune.

Pierderi & Ajustări (Loss & Adjustments)

Unde: /admin/warehouse/loss_adjustment

Tipuri de ajustări

Câmpuri cheie

Aprobare

Ajustările de stoc necesită aprobare managerială (configurată în wh_approval_setting tip 3). La respingere, nicio modificare de stoc nu se produce.

Tracking Lot și Serial Number

Tracking Lot (pentru produse în șarje)

Activat când: completezi lot_number la recepție

FIFO automat: la generarea avizului de livrare, sistemul alege ORDER BY id ASC pe înregistrările din goods_receipt_detail — primul lot intrat, primul livrat.

Tracking Serial Number (pentru produse serializate)

Activat din setări: wh_products_by_serial = 1

Trasabilitate completă: pentru orice serial poți vedea: când a intrat, când a ieșit, la ce client.

Retururi

Retur de la client (Delivery Return)

Unde: /admin/warehouse/manage_order_return_receipt

Clientul returnează marfă:

1. Creezi cererea de retur cu referința comenzii originale
2. Specifici articolele și cantitățile returnate + motivul (return_reason)
3. Manager aprobă returul
4. La aprobare → stocul crește (aviz de recepție retur generat automat)
5. Taxa de retur (fee_return_order) se poate aplica dacă e configurată pe furnizor

Fereastra de retur: wh_return_request_within_x_day zile de la livrare (default: 30). Retururile după termen necesită aprobare specială.

Retur la furnizor (Purchase Return)

Unde: /admin/warehouse/manage_order_return_delivery

Marfă defectă sau neconformă returnată furnizorului:

1. Creezi aviz retur referind PO-ul și avizul de recepție original
2. Specifici articolele + cantitățile returnate
3. Stocul scade la aprobare (aviz de livrare retur)
4. Urmărești creditul de la furnizor prin Nota de Debit

Rapoarte depozit

Unde: /admin/warehouse/manage_report

Raport esențial zilnic: Istoric Inventar

Unde: /admin/warehouse/warehouse_history

Jurnalul complet al tuturor tranzacțiilor de stoc:

• Fiecare intrare și ieșire cu timestamp, document sursă, operator
• Sold înainte și după fiecare mișcare (old_quantity)
• Filtrabil după: produs, depozit, tip tranzacție, perioadă
• Singura sursă de adevăr pentru reconcilieri și audituri

Configurarea depozitului

Unde: /admin/warehouse/setting și /admin/warehouse/warehouse_mange

Setări critice

Configurarea fluxurilor de aprobare

Unde: wh_approval_setting — accesibil din setările Warehouse

Prefixe documente

Toate prefixele sunt configurabile din setări:

Alertă stoc minim — procedura recomandată

Deși sistemul nu declanșează automat comenzi de aprovizionare, echipa de depozit poate implementa un proces manual:

Zilnic sau săptămânal:

1. Rulezi raportul Stoc curent exportat în Excel
2. Filtrezi: coloana stoc_curent < inventory_number_min
3. Lista rezultată → trimisă la Achiziții
4. Achizițiile creează RFQ-uri pentru fiecare articol sub minim
5. Cantitate comandată = inventory_number_max - stoc_curent

Cu Workflow Automation:
Configurezi un task recurent săptămânal → „Verificare stoc sub minim" → alocat managerului depozit + buyer achiziții.

Integrare cu alte departamente

Permisiuni comune

Solicită administratorului la /admin/roles:

Referințe rapide

Workflow-uri: Warehouse Inbound → Outbound · OmniSales Fulfillment · Purchase to Pay · Manufacturing Order · Full Commercial Cycle

Module: Warehouses · Warehouse Settings · Commodities · Goods Receipt Note · Goods Issue Note · Delivery Notes · Packing Lists · Internal Transfers · Physical Inventory · Loss & Adjustments · Purchase Returns · Delivery Returns · Inventory History · Warehouse Reports

← Înapoi la Department Guides