Workflow: Lead → Cash

Modules involved: Leads · Opportunities · Proposals · Contracts · Invoices · Payments
Who uses it: SDR, Agent vânzări, Manager vânzări, Financiar
Durata tipică: 1 zi – 6 luni (depinde de ciclul de vânzare)

Overview

Acesta este fluxul core de vânzare în CRMConnect: de la primul contact cu un prospect până la încasarea banilor. Fiecare etapă are un modul dedicat; tranziția între module se face prin acțiuni explicite (conversie, creare din înregistrarea existentă) care păstrează tot istoricul.

Diagrama fluxului

[LEAD]
  │  status configurable (pipeline + stagiu)
  │  ↓ Convertit în Oportunitate (manual, buton "Adaugă Oportunitate")
  │
[OPORTUNITATE]
  │  status: configurable din Setări → Statusuri Oportunități
  │  ↓ Crează Propunere (din oportunitate sau direct)
  │
[PROPUNERE]
  │  Ciornă (6) → Trimisă (4) → Analizată (1) → Acceptată (3)
  │                                            ↘ Respinsă (2) / Revizuită (5)
  │  ↓ Convertit în Factură SAU în Comandă de Vânzare (Estimate)
  │
[CONTRACT] ←── opțional, creat din Propunere acceptată sau independent
  │  semnat digital / manual
  │
[FACTURĂ]
  │  Ciornă (6) → Trimisă (1) → Parțial plătită (3) → Plătită (2)
  │                             ↘ Întârziată (4) / Anulată (5)
  │
[PLATĂ]
  │  înregistrată manual sau prin gateway
  │
[ÎNCHIS - CÂȘTIGAT ✓]

Pas cu pas

1. Lead — Capturarea prospectului

Unde: /admin/leads

Cum intră un lead:

Câmpuri cheie la creare:

Câmp Obligatoriu Note
Nume Da Persoana de contact
Companie Recomandat Organizația prospectului
Email / Telefon Recomandat Cel puțin una din două
Status Da Statusuri configurabile din /admin/leads/statuses
Pipeline Da Grupează leads-urile pe fluxuri de vânzare
Sursă Recomandat Pentru raportare ROI pe canal
Responsabil Recomandat Agentul alocat

Statusurile de lead sunt complet configurabile — nu există valori fixe. Exemple uzuale: Nou, Contactat, Calificat, Demo programat, Propunere trimisă. Lead-urile pot fi marcate manual ca Pierdut (cu motiv) sau Junk fără a fi șterse.

Acțiuni în lead:

2. Oportunitate — Calificarea prospectului

Unde: /admin/leads (filtru: Oportunități) sau /admin/opportunities

Cum se creează: Dintr-un lead deschis, butonul Convertește în Oportunitate (sau Adaugă Oportunitate direct). Datele de contact se copiază automat; lead-ul rămâne activ și afișat separat.

Tehnic, oportunitățile sunt leads cu flag-ul is_opportunity = 1. Ele apar în lista de Oportunități, nu în lista de Leads.

Ce se completează în plus:

Câmp Note
Valoare estimată Suma potențială a tranzacției
Status oportunitate Configurable din /admin/opportunities/statuses
Data estimată de închidere Pentru forecast de vânzări
Probabilitate (%) Contribuie la pipeline ponderată

Acțiuni:

3. Propunere — Ofertare

Unde: /admin/proposals

Cum se creează:

Statusurile propunerii:

Cod Status Când apare
6 Ciornă La creare; nu e vizibilă clientului
4 Trimisă După apăsarea Trimite (email automat cu link portal)
1 Analizată Clientul a deschis link-ul din portal
7 (trimisă manual) Schimbare status fără email
3 Acceptată Clientul apasă Accept în portal SAU schimbi manual
2 Respinsă Clientul apasă Respinge în portal SAU schimbi manual
5 Revizuită Clientul cere modificări

Propunerea expirată (data open_till depășită) nu mai poate fi acceptată de client din portal.

Ce conține propunerea:

Conversie propunere → factură:
Când propunerea e Acceptată, apare butonul Convertește în Factură (sau Convertește în Comandă de Vânzare). Toate liniile se copiază automat în documentul nou. Link-ul rămâne: proposals.invoice_id → invoices.id.

4. Contract — Documentul legal (opțional)

Unde: /admin/contracts

Când se folosește: Contractele nu sunt obligatorii în flux — unele companii fac direct Propunere → Factură. Contractele sunt relevante când există un angajament scris recurent sau un SLA.

Cum se creează:

Semnat digital: dacă este activat modulul Document Management sau funcționalitatea de semnătură din contracte, clientul primește link și semnează electronic.

Statusuri contract: configurabile. Exemple: Draft, Activ, Expirat, Reziliat.

Contractul expirat poate genera reminder automat via email (setabil în Workflow Automation).

5. Factură — Cererea de plată

Unde: /admin/invoices

Cum se creează:

Statusurile facturii:

Cod Status Când apare
6 Ciornă La creare
1 Netrimisă Salvată, nu trimisă încă
1 Trimisă Trimisă clientului pe email
3 Parțial plătită A intrat cel puțin o plată parțială
2 Plătită Total achitat
4 Întârziată Data scadenței depășită, neachitată
5 Anulată Marcată manual ca anulată

Configurări importante pe factură:

Trimitere factură:
Butonul Trimite generează email cu PDF atașat și link portal client. Clientul poate descărca factura și înregistra plata online.

eFactura (România):
Dacă instanța e configurată pentru România și tokenul ANAF e activ, apare butonul eFactura pe fiecare factură:

  1. Generează XML — produce fișierul UBL conform standardului e-Factura (verificare prealabilă)
  2. Trimite la ANAF — transmite factura în SPV; returnează număr de înregistrare ANAF
  3. Verifică status — interogează ANAF pentru statusul de validare
  4. Descarcă arhivă — descarcă ZIP cu XML semnat + PDF returnat de ANAF

Dacă Auto-send eFactura = ON (configurabil la /admin/billing/efactura), trimiterea se face automat după X zile de la emitere.

→ eFactura

6. Plată — Încasarea

Unde: /admin/payments

Cum se înregistrează:

La înregistrarea plății:

Ce se creează automat

Eveniment Se creează automat
Lead via formular web Lead cu sursă completată
Lead via Facebook Lead Ad Lead cu câmpuri mapate
Propunere trimisă Email cu link portal + notificare staff
Client deschide propunerea Status → Analizată; notificare staff
Propunere acceptată Notificare staff; activitate log
Factură convertită din propunere Toate liniile copiate; link invoice_id setat
Factură trimisă Email PDF + link portal client
Data scadență depășită Status → Întârziată; email reminder (dacă configurat)
Plată înregistrată Status factură actualizat; log activitate
Factură trimisă la ANAF Număr înregistrare ANAF returnat; status → În așteptare validare
Factură validată de ANAF Status → OK; arhivă semnată disponibilă pentru descărcare

Puncte unde fluxul poate bloca

Problemă Cauză probabilă Soluție
Lead-ul nu apare în pipeline Pipeline nesetat sau status nealocat pipeline-ului Verifică /admin/leads/pipelines și /admin/leads/statuses
Propunerea nu poate fi acceptată din portal Data open_till expirată Extinde data sau schimbă statusul manual
Butonul "Convertește în Factură" nu apare Propunerea nu e în status Acceptat Schimbă statusul în Acceptat
Factura nu trimite emailul SMTP neconfigurat sau adresă client lipsă Verifică setări SMTP la /admin/settings → Email
Plata nu închide factura Suma plătită < total factură (taxe incluse) Verifică că suma include și TVA
eFactura — eroare validare ANAF XML respins (câmp lipsă sau format incorect) Corectează factura (CIF client, adresă, TVA), regenerează XML și retrimite
eFactura — token expirat Token ANAF a expirat Regenerează tokenul la /admin/billing/efactura → buton Regenerare

Rapoarte relevante pentru acest workflow

Module implicate — documentație detaliată

← Înapoi la Workflows