Workflow: OmniSales Order Fulfillment

Modules involved: OmniSales · Warehouse (Delivery Notes, Packing Lists) · Innoship · Couriers (Cargus / FanCourier) · Invoices
Who uses it: Operator comenzi, Depozit, Logistică, Financiar
Durata tipică: Ore – zile (de la comandă la livrare)

Overview

Fluxul complet de procesare a comenzilor primite din orice canal de vânzare (WooCommerce, Shopify, portal client, POS, manual): de la comanda nouă până la generarea AWB-ului de livrare și facturarea automată. Gestionat în principal de echipele de depozit și logistică.

Diagrama fluxului

[COMANDĂ OMNI]  ← WooCommerce / Shopify / Portal / Manual / POS
  │  status: Draft (0) → Processing (1) → Confirm (3)
  │  ↓ Confirmare comandă (manuală sau automată)
  │
[AVIZ DE LIVRARE (Goods Delivery Note)]
  │  status: ready_for_packing → packed
  │  creat automat din comandă confirmată
  │  ↓ Picking în depozit — selectezi produsele fizic
  │
[PACKING LIST]
  │  status: wh_ready_to_deliver → wh_in_transit → wh_delivered
  │  creat din avizul de livrare (total sau parțial)
  │  include dimensiuni colet: lungime, lățime, înălțime, greutate
  │  ↓ Aprobare packing list
  │
[AWB INNOSHIP]
  │  generat prin API Innoship din packing list aprobat
  │  AWB printat și lipit pe colet
  │  tracking number returnat automat
  │  ↓ Predare curier
  │
[FACTURĂ]
  │  generată automat sau manual din comandă / aviz livrare
  │  status: Ciornă → Trimisă → Plătită
  │
[LIVRARE FINALIZATĂ]
  │  status comandă → Delivered (5)
  │  status packing list → wh_delivered

Pas cu pas

1. Comanda OmniSales — Intrarea comenzii

Unde: /admin/omni_sales/order_list

Surse de comenzi:

Statusurile comenzii:

Aprobare comandă:
Comenzile pot necesita aprobare înainte de confirmare — approve_status: 0 (pending) → 1 (aprobat) → -1 (respins). Configurabil per canal de vânzare.

Câmpuri cheie pe comandă:

• Client (id_contact) — legătura cu fișa clientului
• Canal (channel_id) — sursa comenzii
• Produse + cantități + prețuri
• Adresă livrare
• Mod de plată

2. Aviz de Livrare (Goods Delivery Note) — Pregătirea comenzii

Unde: /admin/warehouse/manage_delivery

Creare:

• Automată: când comanda ajunge la status Confirmed (3) sau Shipping (4), sistemul creează automat avizul de livrare via omnisales_auto_create_goods_delivery_with_invoice()
• Manuală: din comanda confirmată, buton Generează Aviz Livrare

Ce conține avizul:

• Toate liniile de produse din comandă (cod, denumire, cantitate, preț)
• Depozitul sursă
• Adresa clientului (copiată din comandă)
• Număr unic (prefix configurable + auto-increment)

Statusuri aviz:

Picking (colectarea produselor):
Operatorul de depozit preia avizul (fizic sau pe ecran) și colectează produsele marcate. Stocul nu se scade definitiv decât la finalizarea livrării sau la generarea facturii.

3. Packing List — Ambalare și pregătire colet

Unde: /admin/warehouse/manage_packing_list

Creare:

• Din avizul de livrare aprobat — buton Crează Packing List
• Suportă packing parțial (type_of_packing_list = 'partial'): dacă nu ai toate produsele în stoc, poți livra parțial și genera un al doilea packing list ulterior

Date obligatorii pentru packing list:

Statusuri packing list:

Aprobare packing list:
Dacă fluxul de aprobare e activ, managerul aprobă packing list-ul (approval = 1) înainte de generarea AWB.

4. AWB Innoship — Generarea documentului de transport

Unde: Buton Generează AWB din packing list aprobat
sau direct din /admin/innoship/awb

Condiții prealabile:

• Credențiale Innoship configurate: innoship_api_key, innoship_external_id (la /admin/innoship/settings)
• Curier și serviciu selectate în packing list
• Dimensiuni și greutate completate
• Adresă de livrare validă în baza de date Innoship

Ce se întâmplă la generare:

1. CRM trimite request la API Innoship cu datele coletului
2. Innoship returnează: număr AWB + cod tracking
3. CRM creează înregistrare în wh_omni_shipments cu datele returnate
4. Statusul packing list-ului → wh_in_transit
5. Statusul comenzii → Shipping (4)
6. AWB disponibil pentru printare (PDF A4 sau termic)
7. Log creat în innoship_audit_log

Curierii suportați prin Innoship:
Fan Courier, DPD, Cargus, Sameday, GLS, DHL și alții (depinde de contractele Innoship active).

Alternativă directă — modulul Couriers:
Dacă ai contracte directe cu Cargus sau FanCourier (fără agregator), poți genera AWB-urile prin modulul Couriers (/admin/couriers) — configurezi API key-urile direct cu fiecare curier, fără intermediar.

Tracking:
Din lista AWB (/admin/innoship/awb sau /admin/couriers/awb), statusul de livrare se actualizează automat prin sincronizarea periodică.

5. Factura — Cererea de plată

Unde: /admin/invoices

Generare:

Legăturile create:

• cart.number_invoice → invoices.id
• goods_delivery.invoice_id → invoices.id

Conținutul facturii:
Liniile se preiau din comandă: produse, cantități, prețuri, taxe. Adresa de facturare vine din profilul clientului sau din comandă.

6. Livrare finalizată și retur

Confirmarea livrării: Când Innoship confirmă livrarea (product_delivered):

• Statusul packing list → wh_delivered
• Statusul comenzii → Delivered (5)
• Stocul e scăzut definitiv din depozit

Retur (dacă e cazul):

Returul de la client → Aviz de Recepție Retur (/admin/warehouse/manage_order_return_receipt)

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Audit și rapoarte

• Audit Sincronizări — /admin/omni_sales/diary_sync — log sincronizări WooCommerce/Shopify
• Innoship Audit Log — /admin/innoship/audit — toate operațiunile AWB
• Rapoarte OmniSales — /admin/omni_sales/report — comenzi per canal, status, perioadă
• Istoric Inventar — /admin/warehouse/warehouse_history — mișcări de stoc

Module implicate — documentație detaliată

• Omni Sales Orders · Sales Channels
• Delivery Notes
• Packing Lists
• Innoship Couriers
• Invoices
• WooCommerce · Shopify
• Warehouse Reports

← Înapoi la Workflows