Workflow: Portal B2B — Comandă Client Self-Service

Modules involved: Client Portal · Price Lists · Estimates · Clients & Client Groups · Invoices · Warehouse · Proposals · Workflow Automation · Sales Agent
Who uses it: Clienți B2B (Revânzători, Distribuitori, Corporate), Agent Vânzări, Depozit, Financiar
Durata tipică: Ore – zile (de la plasarea comenzii în portal la livrare și facturare)

Overview

Portalul B2B permite revânzătorilor, distribuitorilor și clienților corporate să plaseze comenzi direct în CRMConnect, fără a implica agentul de vânzări pentru fiecare tranzacție. Clientul se autentifică în portalul propriu (/clientarea), vede catalogul cu prețurile sale negociate (din Price List asignată clientului sau grupului de clienți), adaugă produse în coș și plasează comanda — care devine automat un Estimate în CRM.

Scenariul ideal: comenzi recurente de reaprovizionare, distribuitori cu volum constant care nu mai au nevoie de negociere la fiecare comandă. Agentul de vânzări este notificat automat și poate revizui/aproba comanda înainte de procesare.

Legătură cu alte workflow-uri: Odată comanda aprobată și ajunsă la depozit, fluxul de picking → packing → AWB urmează același traseu ca OmniSales Fulfillment. Acest document acoperă specific aspectele B2B: portalul client, prețurile personalizate și aprobarea internă.

Diagrama fluxului (ASCII)

CLIENT B2B (Revânzător / Distribuitor / Corporate)
  │  autentificat în portal: /clientarea
  │  (credențiale create de agent sau trimise automat la signup)
  │
  ↓
[CATALOG CU PREȚURI PERSONALIZATE]
  │  Price List asignată clientului (sau grupului din care face parte)
  │  prețuri negociate, nu prețurile publice
  │  stoc vizibil (dacă permisiunea e activă în setările portalului)
  │  filtrare categorii, căutare cod produs, cantitate minimă
  │
  ↓
[PLASARE COMANDĂ DIN PORTAL]
  │  client selectează produse + cantități → coș → finalizare
  │  → Estimate creat în CRM cu status "Draft" sau "Sent"
  │  → notificare automată agent responsabil (Workflow Automation)
  │  → email confirmare client (dacă configurat)
  │
  ↓
[REVIZIE INTERNĂ (opțional, configurabil)]
  │  agentul verifică: stoc, credit limit, prețuri speciale, discount suplimentar
  │  ├── Aprobat → Estimate confirmat → status "Accepted"
  │  ├── Modificat → agent ajustează liniile → clientul notificat în portal
  │  └── Respins → client notificat cu motiv → poate plasa comandă nouă
  │
  ↓
[PROCESARE DEPOZIT]
  │  Aviz de Livrare generat din Estimate confirmat
  │  Packing List → Picking → AWB generat (Innoship / Couriers)
  │  status vizibil în portalul clientului (dacă permisiunea e activă)
  │
  ↓
[FACTURARE]
  │  factură generată din Estimate sau la expediere
  │  vizibilă în portal → tab Invoices
  │  client poate descărca PDF
  │  plată online prin gateway (dacă configurat)
  │
  ↓
[ISTORIC ÎN PORTAL]
  │  clientul vede toate comenzile + statusuri + facturi + avize
  │  poate relansa o comandă anterioară (dacă funcționalitate activă)
  │
[COMANDĂ COMPLETĂ ✓]

Pas cu pas

1. Configurarea accesului clientului B2B în portal

Unde: /admin/clients → fișa clientului → tab Portal

Înainte ca un client să poată folosi portalul B2B, agentul configurează:

Credențiale portal:

Grup de clienți:

Dacă mai mulți clienți au aceleași condiții comerciale, grupează-i:

• /admin/clients → Client Groups → Crează grup (ex. "Distribuitori Tier 1", "Revânzători Sud")
• Asignează clientul la grup
• Asignează Price List la grup (prețul se aplică automat tuturor clienților din grup)

Verificare acces: Clientul se autentifică la /clientarea cu emailul și parola setate.

2. Catalogul cu prețuri personalizate

Unde: Portal client /clientarea → Secțiunea Comenzi / Catalog

Clientul vede doar prețurile sale, nu prețurile publice. Mecanismul:

Ierarhia de prețuri aplicată în portal:

Configurare Price List per client:

1. /admin/sales/price_lists → Add sau Edit price list existentă
2. Câmp Partner Client → selectează clientul
3. Sau câmp Partner Group → selectează grupul de clienți
4. Completează prețurile pentru fiecare produs din catalog

Sfat practic: Folosește funcția Clone pe o Price List existentă pentru a crea rapid variante pentru clienți similari. Ajustezi doar produsele cu prețuri diferite.

Stoc vizibil în catalog:

• Configurabil în setările portalului per client sau global
• Clientul poate vedea qty_available — cantitatea disponibilă pentru rezervare
• Util pentru a preveni comenzile pe stoc 0; dezactivează dacă nu vrei să dezvălui stocul real

3. Plasarea comenzii din portal

Unde: Portal /clientarea → Nou comandă / Coș

Fluxul de plasare:

1. Clientul navighează catalogul sau caută după cod produs / denumire
2. Adaugă produsele dorite cu cantitățile (respectând cantitatea minimă dacă e setată)
3. Revizuiește coșul: produse, cantități, prețuri unitare, total
4. Selectează adresa de livrare (din adresele salvate sau introduce una nouă)
5. Opțional: adaugă note / referință comandă proprie (ex. numărul PO intern al clientului)
6. Finalizează comanda → Commandă plasată

Ce se creează în CRM la plasarea comenzii:

Câmpuri cheie pe Estimate creat din portal:

Statusurile Estimate:

4. Notificarea și revizia internă (opțional)

Unde: /admin/estimates · /admin/workflow_automation

4.1 Notificarea automată a agentului

La plasarea comenzii din portal, Workflow Automation declanșează automat notificarea:

Configurare Workflow Automation:

• Trigger: Estimate → Created (sau Status Changed to Draft)
• Condiție (opțional): sale_agent = Agent X → notifică doar agentul responsabil
• Acțiuni:
  • Send Email → agent responsabil: "Comandă nouă de la [Client] — [sumă] lei"
  • Create Task → task de revizie asignat agentului (dacă aprobare obligatorie)
  • Webhook → integrare externă (Slack, Teams) dacă folosiți

4.2 Revizia agentului

Agentul deschide Estimate-ul din notificare sau din /admin/estimates:

Ce verifică agentul:

Scenarii de revizie:

Comandă OK → Estimate: status Accepted (4) → continuă la depozit

Comandă necesită modificare →
  Agentul editează liniile
  Clientul notificat prin portal / email
  Clientul confirmă modificările (sau plasează comandă nouă)

Comandă respinsă (ex. client blocat la plată) →
  Estimate: status Declined (3)
  Email automat client cu motiv

Aprobare fără revizie: Dacă clientul este de încredere și prețurile sunt standardizate, poți configura aprobarea automată — Estimate trece direct la Accepted fără intervenție umană (Workflow Automation → Update Field: status = 4).

5. Dacă clientul cere ofertă înainte de comandă — Proposals

Unde: /admin/proposals

Unii clienți B2B solicită o ofertă formală înainte de a plasa comanda (licitații, bugete de aprobare internă).

Fluxul cu Proposal:

Client solicită ofertă (telefon/email) → Agentul crează Proposal în CRM
  │  Proposal trimis → link portal sau email
  │  Client revizuiește în portal
  │
  ├── Acceptat → Convert Proposal → Estimate (comandă)
  │             → restul fluxului normal
  │
  └── Negocieri → agent actualizează Proposal (versiuni)
                → trimite din nou

Statusuri Proposal:

6. Procesarea la depozit

Unde: /admin/warehouse/manage_delivery · /admin/warehouse/manage_packing_list

Odată Estimate-ul confirmat (status Accepted), fluxul intră în depozit:

Creare Aviz de Livrare:

• Automată din Estimate confirmat → dacă auto_create_goods_delivery = 1
• Sau manuală: din Estimate → buton Generează Aviz Livrare

Picking → Packing → AWB: Același flux ca în OmniSales Fulfillment, secțiunile 2-4:

1. Aviz de Livrare (ready_for_packing)
2. Packing List cu dimensiuni colet
3. AWB generat prin Innoship sau Couriers direct
4. Status actualizat → vizibil în portalul clientului

Vizibilitate status în portal:

7. Facturarea și plata

Unde: /admin/invoices · Portal client /clientarea → tab Invoices

Generare factură:

Factura în portalul clientului:

Odată generată, factura apare în portalul clientului:

• Tab Invoices → lista facturilor cu status (Draft / Trimisă / Plătită / Întârziată)
• Download PDF — clientul descarcă factura pentru contabilitate proprie
• Plată online — dacă gateway de plată configurat (Stripe, PayU, etc.) → buton "Plătește acum"
• Sold total — rezumat sume datorate per client

Termene de plată B2B: Termenul de plată (30, 60, 90 zile) se setează pe fișa clientului și se preia automat pe factură. Factura apare cu status Overdue (4) dacă termenul e depășit — declanșează automat emailuri de reminder prin Workflow Automation.

eFactura B2B: Dacă clientul e persoană juridică cu CIF → eFactura trimisă automat la ANAF la emiterea facturii (același mecanism ca în E-commerce Fulfillment).

8. Istoricul comenzilor în portal

Unde: Portal /clientarea → Secțiunea Comenzi / Invoices

Clientul B2B are vizibilitate completă asupra istoricului relației comerciale:

Sfat practic — comenzi recurente: Dacă clientul plasează lunar aceeași comandă (ex. reaprovizionare standard), agentul poate crea un Estimate Template sau activa facturarea recurentă pentru a automatiza comenzile periodice.

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte relevante

Module implicate — documentație detaliată

Portal & Clienți: Client Portal · Clients & Client Groups

Prețuri & Comenzi: Price Lists · Estimates / Sales Orders · Proposals

Financiar: Invoices · Payments

Depozit: Delivery Notes · Packing Lists · Inventory History

Automatizare: Workflow Automation

Echipa de vânzări: Sales Agent

Workflow-uri înrudite: Lead → Cash · OmniSales Fulfillment · E-commerce Fulfillment · Full Commercial Cycle

← Înapoi la Workflows