Workflow: Project → Invoice

Modules involved: Opportunities · Projects · Tasks · Timesheets · Expenses · Invoices
Who uses it: Project manager, Consultanți, Freelanceri, Echipe de implementare, Financiar
Durata tipică: Zile – luni (pe durata proiectului)

Overview

Fluxul de livrare servicii: un proiect e deschis (de obicei dintr-o oportunitate câștigată), munca e înregistrată via task-uri și timesheets, cheltuielile sunt atașate, iar la final toate acestea se convertesc într-o factură. Ideal pentru companii de servicii, consultanță, IT, agenții.

Diagrama fluxului

[OPORTUNITATE câștigată]
  │  ↓ Crează Proiect (manual sau din oportunitate)
  │
[PROIECT]
  │  status: Not Started → In Progress → On Hold → Finished
  │
  ├── [TASKS]
  │     │  status: Not Started → In Progress → Awaiting Feedback → Complete
  │     │  ↓ Membrii echipei loghează timp pe task
  │     │
  │   [TIMESHEETS / TASK TIMERS]
  │     │  billable / non-billable
  │     │  aprobate de manager
  │     │
  └── [CHELTUIELI (Expenses)]
        │  atașate la proiect cu bon/chitanță
        │  billable / non-billable
        │
        ↓
[FACTURĂ]
  │  generată din proiect: ore billable + cheltuieli billable
  │  status: Ciornă → Trimisă → Plătită
  │
[PLATĂ]
  │
[PROIECT FINALIZAT / ARHIVAT]

Pas cu pas

1. Creare Proiect

Unde: /admin/projects → Adaugă Proiect

Cum se leagă de vânzare:

Câmpuri cheie:

Câmp Note
Nume proiect Descriptiv, vizibil clientului în portal
Client Legătura cu fișa clientului
Data start / termen Controlează timeline-ul
Tip facturare Ore billable sau Total ore loggate (afectează cum se calculează factura)
Tarif orar Preț per oră dacă se facturează pe timp
Buget Opțional — pentru tracking costuri vs buget
Membrii echipei Staff alocat; determină cine poate loga timp
Vizibil în portal client Dacă da, clientul vede proiectul, task-urile, fișierele

Statusuri proiect:

Status Descriere
Not Started Proiect creat, lucrul nu a început
In Progress Activ
On Hold Suspendat temporar
Finished Finalizat

2. Task-uri — Structurarea muncii

Unde: Tab Tasks din proiect

Creare task:

Statusuri task:

Status Descriere
Not Started Task creat, neînceput
In Progress Cineva lucrează la el
Awaiting Feedback Livrat, se așteaptă feedback client
Complete Finalizat

Atribute relevante pentru facturare:

3. Timesheets — Logarea timpului

Unde: Tab Timesheets din proiect sau /admin/staff/timesheets

Două moduri de înregistrare:

A. Timer pe task (recomandat):
Butonul ▶ Start din task pornește un timer. La Stop, se creează automat o înregistrare în Timesheets cu durata exactă, task-ul și proiectul completate.

B. Adăugare manuală:
Completezi direct: data, ora start, ora stop (sau durata), task, notă, bifă Billable.

Câmpuri cheie timesheet:

Câmp Note
Staff Cine a lucrat
Proiect Legătura cu proiectul
Task Task-ul specific (opțional, dar recomandat)
Dată Ziua muncii
Ore Durata (calculată automat dacă e timer)
Billable Da/Nu — doar cele billable intră în factură
Notă Descrie ce s-a lucrat (apare pe factură)

Aprobare timesheets:
Dacă e activat fluxul de aprobare (configurable în setări), managerul aprobă înregistrările înainte de facturare. Status: Pending (0) → Approved (1).

Doar timesheets-urile cu status Approved și bifă Billable sunt eligibile pentru generarea facturii.

4. Cheltuieli — Costuri reimbursabile

Unde: /admin/expenses sau tab Expenses din proiect

Creare cheltuială: Buton Adaugă Cheltuială — completezi: suma, categoria, data, furnizor, atașezi bonul.

Câmpuri relevante pentru facturare:

Câmp Note
Proiect Asociază cheltuiala cu proiectul
Client Dacă e billable, clientul care o suportă
Billable Da/Nu
Facturat Marker că a fost deja inclusă într-o factură

Cheltuielile marcate Billable apar în lista de selecție la generarea facturii din proiect.

5. Generarea Facturii din Proiect

Unde: Din proiect deschis → buton Crează Factură (sau Crează Factură din Timesheets)

Ce se întâmplă:

  1. Sistemul adună toate timesheets-urile Billable + Approved neimputate anterior
  2. Grupează liniile: per task sau per zi (configurabil)
  3. Calculează: Ore × Tarif orar = Valoare linie
  4. Adaugă cheltuielile billable nefacturate
  5. Creează factura cu toate liniile — poți revizui înainte de a salva

Structura liniilor de factură generate:

Linie 1: [Task name] — [Staff name]         3.5h × 150 RON = 525 RON
Linie 2: [Task name] — [Staff name]         2.0h × 150 RON = 300 RON
Linie 3: Cheltuieli: Deplasare București    1 × 180 RON    = 180 RON
──────────────────────────────────────────────────────────────────
                                      Subtotal: 1,005 RON
                                      TVA 19%:    190.95 RON
                                      TOTAL:    1,195.95 RON

Tipuri de facturare (setate pe proiect):

Tip Comportament
Billable hours Facturează doar orele marcate Billable
Total logged time Facturează totalul orelor loggate (billable + non-billable)
Fixed rate Factură cu sumă fixă — nu calculează din timesheets
Not billable Proiect intern — nu generează factură

6. Statusul Facturii și Plata

Identic cu Workflow 1 (Lead → Cash), secțiunea Factură și Plată.

Statusuri: Ciornă → Trimisă → Parțial plătită → Plătită / Întârziată

Factura generată din proiect rămâne legată de proiect — poți vedea toate facturile proiectului din tab-ul Invoices al proiectului.

Ce se creează automat

Eveniment Se creează automat
Timer pornit pe task Înregistrare timesheet activă
Timer oprit Timesheet cu durata exactă, task și proiect completate
Factură din proiect Linii din toate timesheets billable neimputate + cheltuieli billable
Cheltuială marcată Billable + inclusă în factură Câmpul Facturat setat automat
Proiect marcat Finished Notificare membrii echipei (dacă configurat)

Puncte unde fluxul poate bloca

Problemă Cauză probabilă Soluție
Butonul "Crează Factură" nu apare Staff-ul nu are permisiune sau proiectul e Not Billable Verifică tipul de facturare din setările proiectului
Orele nu apar la generarea facturii Timesheets nu sunt marcate Billable sau nu sunt Approved Aprobă timesheets și verifică bifa Billable
Cheltuiala nu apare în factură Nu e marcată Billable pe cheltuială Editează cheltuiala și activează Billable
Timesheet-ul deja apare pe o altă factură A fost inclus anterior — câmpul Facturat e setat Filtrează după unbilled în lista timesheets
Timer-ul rulează în continuare Cineva a uitat să-l oprească Accesează Timesheets → oprește manual

Rapoarte relevante

Module implicate — documentație detaliată

← Înapoi la Workflows