Workflow: Contract Approval + Digital Signature

Modules involved: Contracts · Document Management · Workflow Automation · Proposals
Who uses it: Legal, Account manager, Manager vânzări, Clienți
Durata tipică: 1 zi – 2 săptămâni (depinde de numărul de aprobatori)

Overview

Fluxul complet de semnare a unui document contractual: de la redactarea din șablon, prin aprobarea internă multi-nivel, la trimiterea spre semnătură digitală a clientului și arhivarea contractului semnat. Contractele nesemnate sau expirate generează remindere automate.

Diagrama fluxului

[ȘABLON CONTRACT]
  │  bibliotecă de template-uri cu merge fields
  │  ↓ Creare contract (manual / din propunere / din oportunitate)
  │
[CONTRACT — Draft]
  │  câmpuri: subiect, client, tip, valoare, dată start/end
  │  content: HTML cu merge fields populate automat
  │
  ├── [APROBARE INTERNĂ — opțional]
  │     │  flux multi-nivel configurat în Document Management
  │     │  wh_approval_setting → aprobatori notificați
  │     │  status aprobare: pending → approved / rejected
  │     │  ↓ Aprobat intern → se trimite clientului
  │
  ├── [TRIMIS LA CLIENT]
  │     │  email cu link unic (hash URL) + PDF atașat
  │     │  clientul accesează portalul cu linkul primit
  │
  └── [SEMNĂTURĂ CLIENT]
        │  Method A: Semnătură digitală în portal
        │            → signed = 1, signature = fișier PNG
        │            → dmg_approval_detail_eids: IP, timestamp, nume
        │  Method B: Marcare manuală de agent
        │            → marked_as_signed = 1
        │
        ↓
[CONTRACT SEMNAT ✓]
  │  blocat la editare
  │  alarme expirare: isexpirynotified → email reminder
  │
[EXPIRARE / REÎNNOIRE]
  │  renew() → contract nou cu aceleași clauze
  │  semnătura: păstrată (renew_keep_signature) sau resetată

Pas cu pas

1. Șabloane și tipuri de contract

Unde: /admin/contracts/templates și /admin/contracts/types

Tipuri de contract (/admin/contracts/types)

Clasifică contractele organizațional: NDA, Contract Cadru, Contract Prestări Servicii, Anexă, etc.
Fiecare tip poate avea un șablon implicit de conținut.

Șabloane (/admin/contracts/templates)

Documente HTML pre-redactate cu merge fields care se populează automat la crearea contractului:

2. Crearea contractului

Unde: /admin/contracts

Surse de creare:

• Din propunere acceptată → buton Crează Contract preia clientul și valoarea
• Din oportunitate → via Contracts_opportunity_model
• Direct → /admin/contracts → Adaugă Contract
• Documente Furnizori → /admin/contracts_vendor (flux separat pentru furnizori)

Câmpuri cheie (tblcontracts):

La creare: signed = 0, marked_as_signed = 0, isexpirynotified = 0

3. Aprobare internă (opțional, prin Document Management)

Unde: /admin/document_management

Dacă organizația impune verificare internă înainte de trimiterea la client, contractul poate fi supus unui flux de aprobare configurat în Document Management.

Configurare flux (dmg_approval_setting):

Procesul de aprobare (dmg_approval_details):

Efecte:

• Aprobat → contractul e gata de trimis clientului
• Respins → se întoarce la redactor cu notă; editare + retrimitere

4. Trimiterea la client

Unde: Din contractul deschis → buton Trimite

Ce se întâmplă:

1. Email generat din template contract_send_to_customer cu merge fields populate
2. Dacă document_attachment_on_email = 1 → PDF-ul contractului atașat la email
3. Email conține link unic: https://firma.ro/contract/{hash} — fiecare contract are hash distinct
4. Clientul accesează linkul fără autentificare (hash = autentificare implicită)

5. Semnătura digitală a clientului

Unde: Portalul client (URL cu hash unic)

Method A — Semnătură digitală:

1. Clientul citește contractul în browser (HTML sau PDF)
2. Desenează semnătura în câmpul dedicat (canvas touchscreen/mouse)
3. Apasă Accept & Semnează
4. Sistemul înregistrează în dmg_approval_detail_eids:

5. Pe contractul din CRM: signed = 1, signature = {filename.png} (imaginea semnăturii)
6. Notificare automată trimisă agentului responsabil: "Contractul X a fost semnat de client"

Method B — Marcare manuală:

Agentul marchează contractul ca semnat manual (ex: a primit contractul fizic semnat):

• Buton Marchează ca Semnat → marked_as_signed = 1
• Nu generează fișier de semnătură digitală

Blocare editare post-semnare:
Dacă signed = 1 SAU marked_as_signed = 1 → câmpurile contractului sunt locked și nu mai pot fi modificate. Orice modificare necesită un act adițional (contract nou sau amendament).

6. Monitorizarea și expirarea contractului

Remindere de expirare:

Sistemul verifică zilnic dateend pe contractele active:

• Dacă termenul se apropie → email contract_expiration_reminder_to_customer trimis clientului
• isexpirynotified = 1 setat după trimitere (pentru a nu retrimite)

Reînnoire (renew()):

• Se creează un contract nou cu aceleași clauze, dată start = ziua curentă
• Opțiunea renew_keep_signature:
  • 1 → semnătura e păstrată pe noul contract
  • 0 → semnătura e resetată: signed = 0, marked_as_signed = 0, signature = null

Vizibilitate portalul client:

• Dacă not_visible_to_client = 0 → clientul vede contractul în portal
• Clientul poate descărca PDF-ul și vedea statusul de semnare

Tipuri de contracte în CRMConnect

Fiecare tip are modelul său propriu dar structura de semnare este identică.

Workflow Automation — automatizări utile

Combinat cu modulul Workflow Automation, poți automatiza:

Trigger: Contract semnat (signed = 1)
  → Acțiune: Creează Proiect de implementare
  → Acțiune: Trimite email de bun venit clientului
  → Acțiune: Notifică echipa de delivery

Trigger: dateend − 30 zile
  → Acțiune: Task "Contactează clientul pentru reînnoire" → agent responsabil
  → Acțiune: Email reminder către client

Trigger: Contract respins la aprobare internă
  → Acțiune: Notificare redactor + notă cu motivul respingerii

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte și vizibilitate

• Lista contracte — /admin/contracts — filtrare pe tip, client, status semnat, perioadă
• Contracte expirate — filtrare pe dateend < azi
• Activitate client — fișa clientului → tab Contracte — istoricul complet

Module implicate — documentație detaliată

• Contracts
• Document Management
• Proposals
• Opportunities
• Workflow Automation
• Clients

← Înapoi la Workflows